Vergader ergernissen. Herken je dit?

Vooral de iets grotere bedrijven hebben hier last van.

Waar meer dan normaal vergaderd wordt.

Vergaderzalen zijn schaars en vooral de wat mooiere.

Vaak moet je zo’n zaal of kamer van te voren reserveren.

Dan ben je zeker dat er niemand zit als je met je bezoek daar wilt zitten.

Maar de werkelijkheid is wel eens anders

Voordat het bezoek komt wil je al het e.e.a. klaarzetten.

Maar ja, toch zit er een groep van vier personen. Je vraagt aan hen of ze op tijd willen gaan want jij hebt de kamer gereserveerd.

En je wilt al iets klaarzetten.

Boze blikken, want vanaf 11:00 uur heb je de zaal pas en het is nu 10:30 uur.

Hoe krijg je zonder discussie die mensen er toch uit.

Daarbij zijn het ‘collega’s’, die je vaak amper kent.

Zij moesten iets met z’n vieren bespreken, want er was crisis mbt hun project.

Het heeft prioriteit en konden geen plek vinden waar ze konden zitten.

En deze ruimte was leeg.

Kwaad worden werkt vaak averechts.

Ofschoon je in je gelijk staat, je hebt de kamer tenslotte gereserveerd.

Dilemma

Vriendelijke vragen om er op tijd uit gaan is vaak de beste mogelijkheid om de ‘lieve vrede op kantoor’ te behouden.

Maar ja, jouw bezoek meldt zich op tijd, zo rond 10:45 uur.

Je gaat ze halen bij de receptie.

Je hoopt dat jouw gereserveerde kamer al leeg is.

Uiteraard zitten ze er nog. Dan maar met je bezoek eerst even langs de koffieautomaat.

Een lekker bakje koffie gaat er wel in. Maar ja, 11:00 uur en dan moet je er toch echt wel in want blijven wachten op de gang wordt toch wel gênant.

Met ‘veel vijven en zessen’ krijg je ze zo vriendelijk dat het groepje van vier de vergaderkamer verlaten.

Maar als blikken konden doden

Je vraagt je af of je nu echt zo onrechtvaardig bent.

Tuurlijk niet maar die groep is gewoon met z’n eigen belang bezig en heeft weinig boodschap dat jij daar met je bezoek staat.

Weet je; het begin van jouw vergadering is zo vervelend op deze manier.

Heb je alles netjes geregeld maar loopt het toch weer anders.

En je bent ook nog de gebeten hond bij de zogenaamde collega’s die je eigenlijk niet eens kent.

Dit soort situaties kwamen niet alleen bij mij voor.

Ook mijn directe collega’s herkennen het.

Voor mij een reden om vergaderingen die iets belangrijker waren dan een werkoverleg, om die buiten de deur te doen.

Dan kost het maar iets meer geld, dat verdien je dubbel en dwars terug.

En het is 10x zoveel respectvoller naar je bezoekers.

Die toch vaak een behoorlijke autorit hebben moeten maken om bij jou te komen.

Daarom; boek gewoon eens iets buiten de deur

Met alle respect; niet bij een vergadercentrum want ook daar wordt je helaas te vaak als een nummer gezien.

Maar zoek het eens op plekken die even-anders-zijn.

Waar je geen klant bent maar echt een gast.

Als je binnenkomt dat ze je naam kennen.

Neem van mij aan, dat is best leuk om verwelkomd te worden door een hand en dat ze je naam kennen