Ik heb zelf zeer veel vergaderd. Soms had ik het idee dat ze gepland waren omdat het moest; puur uit gewoonte.

Standaardvraag aan het eind van een vergadering; “Wanneer is de volgende vergadering?”. Een essentiëler probleem was dat veel vergaderingen geen echt duidelijk doel hadden. Na de vergadering wist niemand wat er verwacht werd van hem of haar. Een fatsoenlijk actielijstje, een ‘to-do’ lijst of besluitenlijst werd er niet gemaakt.

Dat is toch 100% zonde van ieders tijd. Vele uren gaan verloren en nog erger; ook vele euro’s.

Daarom een paar tips; acht om precies te zijn. Zodat de vergadering in ieder geval een doel heeft en ook nog eens binnen een aanvaardbare tijd. Dat willen we toch allemaal?

1. Waar zullen we eens mee beginnen?

Wil je effectief zijn moet je beginnen met een duidelijke agenda. Iedereen moet deze uiteraard op tijd ontvangen zodat je voorbereid aan de vergadering kunt beginnen. Het moet voor iedereen duidelijk zijn wat er op de agenda staat, én waar het over gaat. Het voorkomt onduidelijkheid.

2. Laatkomers niet belonen

Ken je ze? Die personen die altijd te laat komen. Het zijn vaak dezelfde mensen. Altijd druk, druk en nog eens druk. En ze moeten ook nog eens eerder de vergadering verlaten. Zeer irritant. Ze kunnen niet van hun mobiel afblijven tijdens de vergadering. Vreselijk. Beloon ze niet. Begin op tijd, en ga gewoon door als ze binnenkomen. Of weiger ze gewoon de toegang. Op tijd = op tijd.

3. Respect voor de agenda

De agenda die je maakt heeft uiteraard een doel. Geef dat doel van te voren, maak het bekend. Iedereen kan van te voren zijn punten laten toevoegen. Niet tijdens de vergadering, dan maar op de volgende vergadering behandelen.

4. Maak duidelijke afspraken

Duidelijkheid is belangrijk. Wie is de voorzitter, wie notuleert? Wil je tijdens de vergadering koffie of thee, wie regelt dat. Laat één iemand dat doen. Een goede ruimte om te vergaderen is niet onbelangrijk. Leg die ruimte vast.

Denk ook aan wanneer je weer bij elkaar komt; het moet wel nut hebben. Wat wordt verwacht van elke deelnemer. Maak dat duidelijk. Is er dus een duidelijke actie- en/of takenlijst?

5. Begin en eindig op tijd

Begin op tijd, eindig op tijd. Geef aan hoeveel tijd je per agendapunt wilt bestelden. Dan weet iedereen waar hij/zij aan toe is. Te lang vergaderen is een dure grap. Reken het maar eens uit. Als je met 5 personen een half uur doorvergaderd is dat 2,5 uur die nergens anders aan besteed kunnen worden.

6. Houd de snelheid erin

De tijd in de gaten houden is belangrijk. Besteed niet te lang aan een agendapunt. Schrijf per agendapunt hoeveel tijd je er aan wilt besteden. Dan weet elke deelnemer het ook. Geef iedereen de ruimte om zijn mening te geven. Probeer de snelheid erin te houden, dan blijven de mensen geconcentreerd en bij de les.

7. Staand vergaderen?

Klinkt misschien raar, maar staand vergaderen is ontzettend effectief. Schuif alles maar eens aan de kant en blijf staan. De agendapunten worden sneller behandeld dan je denkt.

8. Rondvraag afschaffen

Als je niet oppast begint iedereen tijdens de rondvraag allerlei vragen te stellen. Of men brengt punten in die eigenlijk op de agenda hadden moeten staan. Niet doen. Die punten gewoon doorschuiven naar de volgende bijeenkomst. Wat mij betreft: geen rondvraag.

Foto: Staand vergaderen is efficiënt. Hieronder een prachtig voorbeeld hoe het zou kunnen.