Vergaderen, 10 tips en 10 missers

Vergaderen is niet de hobby van de meeste mensen. Hoe vergader je zo efficiënt mogelijk? Lees hier de tips en tricks.

Niemand vergadert graag, maar vergaderingen zijn vaak wél nuttig om knopen door te hakken, de zaken op een rijtje te zetten, en om zaken op een efficiënte manier intern te communiceren. Je kan vergaderingen dus maar beter zo aangenaam mogelijk maken. Maar hoe doe je dat? Ik geef je een overzicht van de do's en de don'ts.

Tien vergadertips

1. Beperk het aantal vergaderingen tot wat absoluut noodzakelijk is

2. Vermijd gestandaardiseerd overleg

3. Plan vergaderingen aan het eind van de dag of vlak voor de lunch om te vermijden dat ze uitlopen

4. Kleef bespreektijden op de agendapunten en probeer je daar ook zo goed mogelijk aan te houden

5. Nodig alleen betrokken personen en personen die beslissingen kunnen nemen uit

6. Betrek de volledige tafel, ook de minder spraakzamen, bij het overleg

7. Stel een eindtijd vast

8. Laat gsm's en laptops buiten de vergaderzaal

9. Hak knopen door, daar zijn vergaderingen voor

10. Stel een verslag op met bindende afspraken

Tien vergadermissers

1. Doel van de vergadering is niet duidelijk

2. Spelregels zijn niet duidelijk

3. De vergadering loopt uit

4. De vergadering gaat uiteen zonder besluit of actiepunten

5. Mensen aan de tafel die niets met het onderwerp te maken hebben, dringen hun mening op

6. De beslissingsbevoegden zitten niet aan tafel

7. Vergadering loopt door tot iedereen het over alle onderwerpen 100 procent eens is

8. De discussie wijkt af van het doel. Er ontstaat onenigheid over details

9. Enkelingen domineren de vergadering. Niet iedereen komt aan bod

10. Rekeningen worden vereffend aan de vergadertafel