Zonde: vergaderingen zijn soms echte tijd- en energievreters
Vergaderingen zijn soms echte tijd- en energievreters. Het is nuttig om af en toe te reflecteren. Hoe verlopen vergaderingen? Hieronder een checklist.
Wat gaat er goed bij het vergaderen en wat kan er beter?
Pak er eens een pen bij en kruis de opmerkingen aan die van toepassing zijn.
Welke van de volgende problemen herken je bij jouw eigen organisatie?
De agenda wordt regelmatig te laat verstuurd
De bijbehorende stukken of notulen zijn niet gelezen
De deelnemers hebben zich niet voorbereid op de actiepunten of de bespreekpunten
De vergadering begint te laat
De deelnemers komen te laat
De vergadering duurt te lang
De deelnemers laten elkaar niet uitpraten
De bijdragen zijn te lange, omslachtige of onduidelijke monologen
De voorzitter discussieert mee
De voorzitter grijpt niet in bij herhalingen
De voorzitter grijpt niet in bij een te emotionele discussie
Te veel tijd wordt besteed aan onbelangrijke onderwerpen
Er is te weinig tijd voor echt belangrijke onderwerpen
Men dwaalt af van het eigenlijke onderwerp
Onduidelijkheid over de vergaderorde zoals de spreektermijnen
Onduidelijkheid over het doel van een bespreekpunt
Onduidelijkheid over het genomen besluit
Verwarring rondom gebruikte begrippen en termen
Mensen blijven protesteren tegen eerder genomen besluiten
Een paar mensen domineren, terwijl het merendeel zwijgend zit te mokken
Er ontstaat irritatie, boosheid en moedeloosheid vanwege al het bovenstaande.
Hoeveel knelpunten heb je hierboven geteld? Viel dat mee of tegen?
Is er nog een niet genoemd die je zou willen toevoegen?
Hoe zou het moeten gaan?
Laten we ook naar de positieve kanten van de vergadering kijken.
Hieronder staat het ideale beeld geschetst dat we voortdurend voor ogen houden bij onze inspanningen.
Welke van onderstaande punten gaan bij jouw vergaderingen wel goed?
Op de afgesproken tijd beginnen
Iedereen is op tijd aanwezig
Binnen de afgesproken tijd vergaderen
Naar elkaar luisteren, inhoudelijk op elkaars argumenten reageren
Korte, heldere mondelinge bijdragen
De voorzitter leidt de discussie zodat alle deelnemers aan bod komen
Weinig tijd besteden aan onbelangrijke, kleine onderwerpen
Voldoende tijd besteden aan voor belangrijke, grote onderwerpen
Houden aan de vergaderorde en de afgesproken agenda
Bij het onderwerp en de bedoeling van de agenda blijven
Duidelijkheid over de vergaderorde, spreektermijnen
Duidelijkheid over het doel van een bespreekpunt
Duidelijkheid over het genomen besluit
Helderheid rondom de gebruikte termen en begrippen.
Hoeveel positieve punten hebt je nu geteld? Viel dat mee of tegen?
Als het meeviel en eigenlijk best goed gaat, kan je met een tevreden glimlach jouw vergaderingen voortzetten.
Als er veel punten waren die beter kunnen, maak je zich dan geen zorgen; ik blijf tips geven over wat je zelf kunt doen om efficiënter te vergaderen.
Bron: Nederlands Debat Instituut