Vergader je alleen als het écht moet ??

Foto: de locatie op de foto is nogal deprimerend..... saaier kan bijna niet.

Vergaderen jullie prima, zijn ze effectief en efficiënt?

Dan hoef je niet echt te veranderen van vergadermethode.

Ofschoon je altijd kunt verbeteren.

Hoe vaak gebeurt het dat je tijdens de vergadering veel tijd verliest?

Bijvoorbeeld omdat het doel van de vergadering niet duidelijk is.

Of omdat de deelnemers niet weten wat het uiteindelijke doel is van de bijeenkomst.

Dat stimuleert deelnemers niet en ze verliezen hun motivatie.

Wil je succesvol vergaderen, dan hangt dat af van diverse factoren.

Een aantal tips om je te verbeteren; het zijn 5 tips.

1. Een vergaderagenda is onmisbaar

Een agenda is een ‘must’.

Die moet er zijn.

Zo duidelijk mogelijk voor elke deelnemer.

Zorg ervoor dat iedereen de agenda ruim op tijd heeft zodat ieder zich kan voorbereiden.

Handig is ook om bij elk agendapunt een tijd neer te zetten.

Zo zorg je ervoor dat de vergadering niet uitloopt.

Uiteraard moet de vergadering, de voorzitter, zich eraan houden.

2. Houd de agenda kort

Elke vergadering heeft een agenda.

Hoeft geen uitgebreide te zijn.

Vergaderingen die regelmatig plaatsvinden kunnen bepaald worden door de actiepunten of notulen van de vorige vergadering, graag met commentaar en of actiepunten erbij.

3. De deelnemers moeten op tijd input aanleveren

Vraag van te voren aan de deelnemers om input voor de agenda.

Als je dit niet doet dan krijg je tijdens de vergadering altijd vragen en verzoeken om bepaalde punten toch te bespreken.

Deelnemers kunnen zich natuurlijk op die punten niet voorbereiden.

Voorkom dat.

4. Je hebt verschillende vergaderingen

De meeste vergaderingen in ‘Vergader-Nederland’ zijn natuurlijk de wekelijkse vergaderingen of de werkoverleggen.

Die laatste is bij veel bedrijven dagelijks.

Heb je een ‘creatieve bijeenkomst’ dan is dat zeker geen routinematige vergadering.

De sfeer van de plek waar je deze houdt is dan absoluut van belang.

Sfeer en locatie zorgen dan vaak voor verrassende resultaten.

5. De mening van alle deelnemers

Je ziet tijdens een vergadering aan de gezichten van mensen wat ze denken.

Niet iedereen laat zich horen.

Een voorzitter moet juist deze mensen ook betrekken bij de vergadering, laat hen ook aan het woord.

Hun mening is wellicht van een betere kwaliteit dan van de mensen die ‘graag aan het woord zijn’.

Je kent die laatste groep vast wel.

Vraag aan iedereen of men weet wat van hem of haar verwacht wordt, of de vergadering alles heeft behandeld en of alles voldoende besproken is.

Doe dit 5 tot 10 minuten voor het einde van de vergadering.

Dit is ook meteen je actielijst of takenlijst. Iedereen weet dan wat hij/zij moet doen.

Vergaderen of niet vergaderen

Een vergadering is niet altijd noodzakelijk.

Soms kan je het ook doen met een gesprekje of een telefoontje.

Ook hoeft een deelnemer niet de hele vergadering aanwezig te zijn.

Soms zijn er punten die niet van belang zijn voor iemand.

Laat deze persoon ook eerder de vergadering verlaten.

Tijd is geld... toch!

Probeer elke vergadering een resultaat te behalen.

Deelnemers moeten een gevoel hebben dat het echt nuttig was.

Je wilt tenslotte iets bereiken met zo’n sessie.

Als dat zo is dan is de vergadering geslaagd.

Heb je andere ideeën hoe je een vergadering kunt verbeteren?